O e-mail é o campeão indiscutível das comunicações empresariais, e tem estado no topo da lista há décadas.
Estima-se que 4,4 mil milhões de pessoas utilizem o e-mail em todo o mundo em 2023, com mais de 300 mil milhões de e-mails enviados e recebidos por dia. (Fonte: Radicati) A ubiquidade do correio eletrónico torna-o certamente útil – podes contar que qualquer pessoa com quem faças negócios tem um endereço de correio eletrónico.
No entanto, o correio eletrónico tem a sua quota-parte de problemas.
Quem já se desligou do e-mail durante umas férias compreende o que significa ser “enterrado por e-mails” quando regressa ao escritório. Pode levar dias apenas para “processar” uma avalanche de e-mails pessoais, apenas para perceber quais os e-mails que requerem ação.
Quando um e-mail urgente é visto por um destinatário, muitas vezes já é demasiado tarde para resolver o problema. Em ambientes empresariais, não é invulgar que os e-mails esperados desapareçam no éter, vítimas de um filtro de spam sensível, de problemas de rede ou de uma rejeição.
Estes desafios podem ser tão limitadores que toda uma categoria de ferramentas de colaboração, liderada pelo Slack, MS Teams e outros, está a forjar um mundo empresarial que depende muito menos do correio eletrónico.
A correspondência interpessoal é apenas a ponta do icebergue no que diz respeito ao correio eletrónico.
Email na monitorização de TI
Devido à omnipresença do correio eletrónico, este também é muito utilizado e automatizado para a criação de relatórios ou alertas no mundo das TI.
Quer se trate de alertas de falha, alertas de segurança, pedidos de reposição de palavra-passe ou mesmo relatórios programados, o correio eletrónico é utilizado para enviar praticamente todos os tipos de notificações de TI. Uma vez que todos os utilizadores têm um endereço de correio eletrónico associado à sua conta, o correio eletrónico está bem adaptado para ser o método de notificação predefinido.
No entanto, podem surgir problemas quando as equipas de TI dependem demasiado do correio eletrónico.
Por exemplo, uma solução de monitorização de TI pode basear-se na análise de alertas de correio eletrónico enviados por outros produtos de TI, para fornecer capacidades de relatório centralizadas. Estes relatórios centralizados geram subsequentemente as suas próprias notificações por correio eletrónico, criando efetivamente uma cadeia de correio eletrónico para fornecer comunicações críticas a um utilizador.
Embora o correio eletrónico possa ser utilizado desta forma, existem razões para que esta abordagem não seja a ideal. Aqui estão algumas das considerações mais importantes quando se considera o lugar do correio eletrónico na monitorização de TI.
Sete razões pelas quais o e-mail não é suficiente na monitorização de TI
- O correio eletrónico nem sempre é entregue de forma fiável. Existem vários factores que podem fazer com que as mensagens de correio eletrónico se percam ou sofram atrasos graves, tais como falhas no servidor, congestionamento da rede e filtros de spam. Isto significa que existe sempre o risco de uma notificação de TI importante não ser entregue. Se a tua solução de monitorização de TI depende destas mensagens de e-mail, as tuas fontes de dados podem estar a perder dados críticos.
- O correio eletrónico não é seguro. Normalmente, os e-mails são armazenados em texto simples nos pontos de extremidade (na sua caixa de entrada/pasta de envio/servidor de e-mail), a menos que o remetente e o destinatário estejam a utilizar encriptação de e-mail de ponta a ponta (pouco comum). Os teus dados críticos merecem uma melhor proteção.
- O correio eletrónico não é em tempo real. As notificações por email são normalmente enviadas depois de um problema já ter ocorrido, e os emails podem sofrer atrasos em trânsito. Isto significa que, na altura em que recebe uma notificação por e-mail (e, digamos, a sua solução de monitorização baseada em e-mail a analisou), o problema pode já ter causado danos significativos na sua infraestrutura de TI.
- O e-mail não é acionável. Normalmente, as notificações por correio eletrónico apenas fornecem uma breve descrição do problema. Muitas vezes, esta informação não é suficiente para tomar medidas corretivas.
- O correio eletrónico pode ser facilmente ignorado. As notificações de correio eletrónico estão frequentemente enterradas por baixo de uma montanha de outras notificações de correio eletrónico e podem ser facilmente ignoradas. Com um suporte limitado para a classificação de prioridades nos clientes de correio eletrónico, é fácil perder e-mails urgentes.
- O correio eletrónico não é escalável. À medida que a sua infraestrutura de TI cresce, torna-se cada vez mais difícil gerir a monitorização de TI com o e-mail. Isto porque as notificações por correio eletrónico podem rapidamente tornar-se esmagadoras e difíceis de controlar à medida que a sua equipa adiciona mais produtos à pilha tecnológica e/ou expande o ambiente.
- O correio eletrónico não é inteligente. O correio eletrónico não sabe quando algo não acontece. O risco de TI não se limita a falhas, mas também pode surgir quando os processos não são executados. Muitas vezes, a geração de correio eletrónico está ligada ao proprietário do processo ou à aplicação e a falta de uma análise ou medida independente pode esconder falhas silenciosas.
Compreende as tuas opções
Se a tua organização corre o risco de depender demasiado do e-mail para a monitorização de TI, talvez seja altura de considerar as alternativas.
No campo da monitorização de cópias de segurança, por exemplo, o Bocada baseia-se em integrações diretas de API com praticamente todos os produtos de cópia de segurança populares, fornecendo alertas e bilhetes em tempo real, a capacidade de mergulhar diretamente na correção e segurança e escalabilidade de nível empresarial.
Eis algumas das vantagens de utilizar uma solução de monitorização de TI centralizada que se integra diretamente com outros sistemas/produtos:
- Automação da correção e trilha de auditoria: Ao conectar-se diretamente com os produtos suportados, as soluções de monitoramento como o Bocada podem levá-lo diretamente a um recurso/trabalho com falha, abrir/atualizar automaticamente os tíquetes e fechá-los após a correção bem-sucedida. Isso cria uma trilha de auditoria completa que é muito mais fácil de usar do que as trilhas de auditoria baseadas em e-mail.
- Segurança: Ao integrar-se através de APIs e contas de serviço, em vez de depender da análise de correio eletrónico inseguro, um produto como o Bocada permite que a tua equipa mantenha os seus padrões de proteção de dados rígidos.
- Alertas em tempo real: Serás notificado dos problemas assim que ocorrerem, para que possas tomar medidas corretivas rapidamente.
- Dados históricos e tendências: Uma solução de monitorização de TI dedicada pode armazenar dados históricos indefinidamente, que as equipas de TI podem utilizar para identificar tendências e padrões que merecem mais atenção.
- Escalabilidade: A solução irá servir-te bem, mesmo que a tua infraestrutura de TI cresça. Por exemplo, mesmo quando adiciona novos produtos de backup e aumenta a sua infraestrutura de TI, a monitorização do backup pode permanecer simples e gerível através do painel único centralizado da Bocada.
- Inteligência: Ter acesso direto aos dados de origem permite criar conhecimentos mais ricos e obter informações sobre o estado geral das TI.
O correio eletrónico desempenha um papel vital na pilha tecnológica de todas as empresas. No entanto, a sua omnipresença levou muitas equipas de TI a desenvolverem uma dependência excessiva do correio eletrónico, especialmente quando se trata de monitorização de TI crítica para a empresa.
Ao compreenderem as limitações do correio eletrónico nas operações de TI, os responsáveis pelas decisões de TI podem adotar soluções que atenuem essas limitações, melhorando simultaneamente a produtividade da equipa, aumentando a proteção dos dados e permitindo que as suas organizações aumentem a escala.