El correo electrónico es el campeón indiscutible de las comunicaciones empresariales, y ha estado en lo más alto durante décadas.
Se calcula que 4.400 millones de personas utilizarán el correo electrónico en todo el mundo en 2023, con más de 300.000 millones de correos electrónicos enviados y recibidos al día. (Fuente: Radicati) La ubicuidad del correo electrónico lo hace ciertamente práctico: puedes contar con que cualquier persona con la que hagas negocios tenga una dirección de correo electrónico.
Dicho esto, el correo electrónico tiene sus problemas.
Cualquiera que se haya desconectado alguna vez del correo electrónico durante unas vacaciones entiende lo que significa verse “sepultado por los correos electrónicos” al volver a la oficina. Pueden pasar días sólo para “procesar” una avalancha personal de correos electrónicos, simplemente para comprender qué correos requieren una acción.
Cuando un destinatario ve un correo electrónico urgente, a menudo ya es demasiado tarde para solucionar el problema. En los entornos corporativos, no es raro que los correos electrónicos esperados desaparezcan en el éter, víctimas de un filtro de spam susceptible, problemas de red o un rebote.
Estos retos pueden ser tan limitantes que toda una categoría de herramientas de colaboración, encabezada por Slack, MS Teams y otras, está forjando un mundo empresarial que depende mucho menos del correo electrónico.
La correspondencia interpersonal es sólo la punta del iceberg cuando se trata del correo electrónico.
El correo electrónico en la supervisión informática
Debido a la ubicuidad del correo electrónico, éste también se utiliza mucho y de forma automatizada para informar o alertar en todo el mundo informático.
Ya sean avisos de avería, alertas de seguridad, solicitudes de restablecimiento de contraseña o incluso informes programados, el correo electrónico se utiliza para enviar casi todo tipo de notificaciones informáticas. Como cada usuario tiene una dirección de correo electrónico asociada a su cuenta, el correo electrónico es el método de notificación por defecto.
Sin embargo, pueden surgir problemas cuando los equipos informáticos confían demasiado en el correo electrónico.
Por ejemplo, una solución de monitorización de TI puede basarse en el análisis de las alertas de correo electrónico enviadas por otros productos de TI, para proporcionar funciones de informes centralizados. Estos informes centralizados generan posteriormente sus propias notificaciones por correo electrónico, formando una cadena de correos electrónicos para enviar comunicaciones críticas a un usuario.
Aunque el correo electrónico puede utilizarse de esta forma, hay razones por las que este enfoque puede no ser el ideal. He aquí algunas de las consideraciones más importantes a la hora de considerar el lugar del correo electrónico en la supervisión informática.
Siete razones por las que el correo electrónico no es suficiente en la supervisión informática
- El correo electrónico no siempre se entrega de forma fiable. Hay varios factores que pueden hacer que los mensajes de correo electrónico se pierdan o se retrasen mucho, como las interrupciones del servidor, la congestión de la red y los filtros de spam. Esto significa que siempre existe el riesgo de que no se entregue una notificación importante de TI. Si tu solución de monitorización de TI depende de estos mensajes de correo electrónico, tus fuentes de datos podrían estar perdiendo datos críticos.
- El correo electrónico no es seguro. Los correos electrónicos suelen almacenarse en texto plano en los puntos finales (en tu bandeja de entrada/carpeta de enviados/servidor de correo), a menos que tanto el remitente como el destinatario utilicen el cifrado de correo electrónico de extremo a extremo (poco común). Tus datos críticos merecen una mejor protección.
- El correo electrónico no es en tiempo real. Las notificaciones por correo electrónico suelen enviarse cuando ya se ha producido un problema, y los correos electrónicos pueden retrasarse en tránsito. Esto significa que para cuando recibas una notificación por correo electrónico (y, digamos, tu solución de supervisión basada en el correo electrónico la haya analizado), el problema puede haber causado ya daños importantes a tu infraestructura de TI.
- El correo electrónico no es procesable. Las notificaciones por correo electrónico normalmente sólo proporcionan una breve descripción del problema. Esta información no suele ser suficiente para tomar medidas correctivas.
- El correo electrónico puede ignorarse fácilmente. Las notificaciones de correo electrónico suelen quedar enterradas bajo una montaña de otras notificaciones de correo electrónico, y es fácil ignorarlas. Con un soporte limitado para la clasificación de prioridades en los clientes de correo electrónico, es fácil que se pasen por alto los correos urgentes.
- El correo electrónico no es escalable. A medida que crece tu infraestructura informática, resulta cada vez más difícil gestionar la supervisión informática con el correo electrónico. Esto se debe a que las notificaciones por correo electrónico pueden resultar rápidamente abrumadoras y difíciles de seguir a medida que tu equipo añade más productos a la pila tecnológica y/o amplía el entorno.
- El correo electrónico no es inteligente. El correo electrónico no sabe cuando algo no ocurre. El riesgo informático no se limita a los fallos, sino que también puede producirse cuando los procesos no se ejecutan. A menudo, la generación de correo electrónico está vinculada al propietario del proceso o a la aplicación, y la falta de análisis o medidas independientes puede ocultar fallos silenciosos.
Comprende tus opciones
Si tu organización corre el riesgo de depender demasiado del correo electrónico para su supervisión informática, quizá sea el momento de considerar las alternativas.
En el campo de la supervisión de copias de seguridad, por ejemplo, Bocada se basa en integraciones directas de API con casi todos los productos de copia de seguridad populares, lo que proporciona alertas y emisión de tickets en tiempo real, la posibilidad de sumergirse directamente en la corrección, y seguridad y escalabilidad de nivel empresarial.
Éstas son algunas de las ventajas de utilizar una solución de supervisión informática centralizada que se integra directamente con otros sistemas/productos:
- Automatización de la reparación y pista de auditoría: Al conectarse directamente con los productos compatibles, las soluciones de monitorización como Bocada pueden llevarte directamente a un recurso/trabajo defectuoso, abrir/actualizar automáticamente los tickets y cerrarlos una vez solucionado el problema. Esto crea una pista de auditoría completa que es mucho más fácil de usar que las pistas de auditoría basadas en el correo electrónico.
- Seguridad: Al integrarse a través de API y cuentas de servicio en lugar de depender del análisis sintáctico de correo electrónico inseguro, un producto como Bocada permite a tu equipo mantener sus férreas normas de protección de datos.
- Alertas en tiempo real: Se te notificarán los problemas en cuanto se produzcan, para que puedas tomar medidas correctivas rápidamente.
- Datos históricos y tendencias: Una solución de monitorización de TI dedicada puede almacenar datos históricos indefinidamente, que los equipos de TI pueden utilizar para identificar tendencias y patrones que merecen mayor atención.
- Escalabilidad: La solución te servirá bien incluso a medida que crezca tu infraestructura de TI. Por ejemplo, aunque añadas nuevos productos de copia de seguridad y aumentes tu infraestructura informática, la supervisión de las copias de seguridad seguirá siendo sencilla y manejable gracias al panel único centralizado de Bocada.
- Inteligencia: Tener acceso directo a los datos de origen proporciona la capacidad de construir perspectivas más ricas y obtener inteligencia sobre la salud general de la TI.
El correo electrónico desempeña un papel vital en la pila tecnológica de toda empresa. Sin embargo, su ubicuidad ha llevado a muchos equipos informáticos a depender excesivamente del correo electrónico, sobre todo cuando se trata de la supervisión informática crítica para la empresa.
Al comprender las limitaciones del correo electrónico en las operaciones de TI, los responsables de la toma de decisiones de TI pueden adoptar soluciones que mitiguen estas limitaciones y, al mismo tiempo, mejoren la productividad de los equipos, aumenten la protección de los datos y permitan a sus organizaciones escalar.